Table of Contents
Mfumo wa ESS Utumishi, ambao unajulikana kwa jina kama “Employee Self Service Utumishi,” ni mfumo ulioanzishwa na serikali ya Tanzania ili kuwezesha watumishi wa umma kufikia na kusimamia taarifa zao binafsi za kiutumishi kwa urahisi. Watumishi Portal ni jukwaa la kidijitali linalowezesha watumishi wa umma nchini Tanzania kupata taarifa na huduma mbalimbali za kiutumishi wao, ikiwa ni pamoja na ufuatiliaji wa taratibu za kiutumishi, maombi ya likizo, uhamisho, mikopo, na taarifa za mishahara. Mfumo huu ni muhimu sana kwani unarahisisha shughuli za kiutumishi na kuongeza ufanisi wa utawala wa rasilimali watu serikalini.
Kupitia mfumo wa ESS Utumishi na Watumishi Portal, watumishi wa serikali wana nafasi ya kujisimamia wenyewe taarifa zao za ajira, jambo linalopunguza mzigo wa kazi kwa idara za utawala na kuongeza uwazi na uwajibikaji katika huduma za umma. Pia, mfumo huu unasaidia kuimarisha njia za mawasiliano ndani ya taasisi za kiserikali, hali inayoongeza ufanisi na kurahisisha utekelezaji wa majukumu mbalimbali ya kitaifa.
Jinsi ya Kujiunga au Kujisajili na Mfumo wa Watumishi Portal
Kujiunga na Mfumo wa Watumishi Portal ni hatua muhimu sana kwa watumishi wa umma ili kufikia huduma mbalimbali zinazotolewa na serikali kwa njia ya mtandaoni. Hatua hizi rahisi zinaweza kukusaidia kusajili akaunti yako kwa mafanikio:
- Tembelea Tovuti Rasmi ya Watumishi Portal: Anza kwa kufungua kivinjari chako cha mtandao na uingie kwenye tovuti rasmi ya Watumishi Portal: Watumishi Portal. Hii ni sehemu ambapo hatua zote za usajili zitafanyika.
- Chagua Sehemu ya ‘Registration’: Mara baada ya kufungua tovuti, tafuta na ubonyeze sehemu iliyoandikwa ‘Registration’ au ‘Jisajili’. Hii itakupeleka kwenye ukurasa wa kujiandikisha.
- Ingiza Check Number Yako: Utapewa fomu ya kujiandikisha ambayo unahitajika kujaza. Anza kwa kuandika “Check Number” yako kwa usahihi. Hii ni nambari maalum ambayo hutumiwa katika utumishi wa umma kama utambulisho wa mtumishi.
- Ingiza Namba ya Kitambulisho cha Taifa: Katika sehemu ya ‘National ID’, ingiza namba yako ya Kitambulisho cha Taifa ambayo imepewa na NIDA. Kitambulisho hiki ni muhimu kwa ajili ya utambuzi wa kitaifa.
- Andika Barua Pepe Yako: Jaza anuani yako ya barua pepe katika sehemu iliyoandikwa ‘Email Address’. Hakikisha kuwa barua pepe hii inapatikana na inatumika mara kwa mara kwa sababu utatumia kwa madhumuni ya uthibitisho na mawasiliano.
- Thibitisha Barua Pepe Yako: Katika sehemu ya ‘Email Confirmation’, andika tena barua pepe yako ili kuhakikisha hakuna makosa yoyote katika kuandika.
- Bofya ‘Sign Up’: Mara baada ya kuhakikisha kuwa umejaza taarifa zote kwa usahihi, bonyeza kitufe cha ‘Sign Up’ ili kukamilisha mchakato wa kusajili akaunti yako.
Ukimaliza hatua hizi, utapokea ujumbe kwenye barua pepe yako unaokuthibitisha usajili wako na mara nyingine maelekezo zaidi juu ya jinsi ya kuingia na kutumia Watumishi Portal. Ni muhimu kuhakikisha kuwa unatunza taarifa zako binafsi kama vile cheki namba na nenosiri kwa usalama wa akaunti yako.
Kwa kufanya mambo haya yote, unakuwa umekamilisha mchakato wa kujisajili kwenye mfumo wa Watumishi Portal, hatua inayokuwezesha kufikia huduma mbalimbali muhimu kama mtumishi wa umma.
1 Jinsi ya Kuingia kwenye Akaunti Yako ya Watumishi Portal
Baada ya kusajili akaunti yako, unaweza kuingia kwa urahisi kwenye mfumo wa Watumishi Portal ili kufikia huduma mbalimbali. Fuata hatua zifuatazo:
- Tembelea Tovuti Rasmi ya Watumishi Portal: Anza kwa kufungua kivinjari chako cha mtandao na uandike anwani ya tovuti rasmi ya Watumishi Portal: https://ess.utumishi.go.tz/sessions/signin. Hii ni sehemu ambapo utaweza kuingia kwenye akaunti yako.
- Ingia Sehemu ya Kuingia (Sign In): Mara baada ya kufungua tovuti, tafuta eneo lililoandikwa ‘Sign In’ au ‘Ingia’. Hapa ndipo utatumia taarifa zako binafsi kuingia kwenye akaunti yako.
- Ingiza Jina la Mtumiaji (Username): Katika nafasi ya kwanza ya maingilio, ingiza Jina la Mtumiaji wako, ambalo ni “Check Number” yako. Ni muhimu kuhakikisha kuwa unatumia nambari yako sahihi ili kuepuka matatizo wakati wa kuingia.
- Ingiza Nenosiri (Password): Katika sehemu iliyoandikwa ‘Password’, ingiza nenosiri ulilochagua wakati ulipokuwa unajisajili. Hakikisha neno lako la siri ni sahihi na limeandikwa kwa usahihi ili usikose kuingia.
- Bonyeza ‘Login’: Baada ya kujaza taarifa zako zote sahihi, bonyeza kitufe cha ‘Login’ ili kuingia kwenye akaunti yako. Ukifanikisha, utapelekwa kwenye dashibodi yako ya mtumishi.
Je, Umesahau Nenosiri?
Kama huwezi kukumbuka nenosiri lako, usijali. Bonyeza kiungo kilichoandikwa ‘Reset Password?’ ili kuanza mchakato wa kuweka nenosiri jipya kupitia barua pepe yako.
Bado Hujasajiliwa?:
Kama haujaandikishwa bado na unataka kuwa mtumiaji wa portal, kuna kiungo kilichoandikwa ‘Not Registered? Click here to register’ ambacho unaweza kubofya ili kuanza mchakato wa usajili.
Kwa kutumia hatua hizi, utaweza kuingia kwenye akaunti yako ya Watumishi Portal kwa urahisi na kuendelea kufurahia huduma mbalimbali zinazopatikana. Mara moja ukiwa ndani ya akaunti yako, ni vyema kukumbuka kusasisha taarifa zako mara kwa mara na kukagua maombi au taarifa yoyote mpya zinazohusiana na utumishi wako.
Kwa maswali ya mara kwa mara (FAQ), unaweza kujiunga na kundi la usaidizi kwa kubofya kiungo hiki hapa . Iwapo utakuwa na matatizo ya kiufundi, unashauriwa kuwasiliana na timu ya msaada wa ICT kupitia barua pepe support@utumishi.go.tz au piga simu 026 216 0240 kwa msaada zaidi.
2 Sehemu au Vipengele Muhimu vya Mfumo wa Ajiraportal
Mfumo wa Watumishi Portal unatoa njia bora na rahisi kwa watumishi wa umma nchini kusimamia taarifa zao za kiutumishi kwa usahihi. Kupitia akaunti yako ya Watumishi Portal, unaweza kufikia vipengele muhimu ambavyo vinatoa huduma na taarifa mbalimbali za kiutumishi. Hapa chini, tutaangalia kwa undani baadhi ya sehemu hizi muhimu:
e-Utendaji (WATUMISHI – PEPMIS)
Mfumo wa e-Utendaji ndani ya Watumishi Portal umebuniwa ili kuboresha utendaji wa watumishi wa umma kupitia usimamizi wa kimkakati na wa kina wa rasilimali watu. Kipengele hiki kinajumuisha sehemu mbalimbali ambazo zinawawezesha watumishi na wasimamizi kupata, kusimamia, na kutathmini taarifa muhimu zinazohusiana na utendaji wa kazi. Hapa chini ni maelezo ya kina ya vipengele muhimu vya e-Utendaji:
- Dashboard: Hii ni sehemu za msingi ambapo unaweza kupata muhtasari wa taarifa zako zote za kiutumishi. Inakupa mtazamo wa haraka wa shughuli zako na taarifa muhimu zinazohusu utendaji wako serikalini.
- Annual Institutional Performance Planning: Sehemu hii hukuwezesha kupanga na kutathmini utendaji wa kila mwaka wa taasisi yako. Inasaidia katika kuandaa malengo na mikakati ya taasisi.
- Implementation and Monitoring: Ufuatiliaji wa utekelezaji wa mipango ya taasisi ni kipengele muhimu katika kuhakikisha kuwa malengo yanatekelezwa kwa ufanisi.
- Annual Institutional Performance Plan Update: Unapata nafasi ya kusasisha mpango wa utendaji wa mwaka wa taasisi yako. Hii ni muhimu katika kuhakikisha mipango ni sahihi na inakwenda sambamba na malengo ya kipindi husika.
- Employee Performance Assessment: Tathmini hii hukusaidia kutathmini utendaji wa kazi zako pamoja na kufanya maamuzi yanayohusu maendeleo yako binafsi na kitaaluma.
- Employee Performance Assessment Referral and Appeal: Kwa watumishi wanaohitaji kupinga matokeo ya tathmini ya utendaji, kipengele hiki kinatoa nafasi ya kuwasilisha rufaa.
- Reports: Madawati haya huwezesha upatikanaji wa ripoti mbalimbali zinazohusiana na utendaji na mipango ya kazi.
e-Uhamisho
Mfumo wa e-Uhamisho ndani ya Watumishi Portal umeundwa kwa ajili ya kurekebisha na kurahisisha mchakato wa uhamisho wa watumishi wa umma nchini. Kupitia mfumo huu, watumishi na wasimamizi wanaweza kusimamia mchakato wa uhamisho kwa urahisi zaidi, na hivyo kujenga mazingira yenye ufanisi na uwazi. Hapa chini ni maelezo ya kina ya vipengele muhimu vya e-Uhamisho:
- Dashboard: Inakupa muhtasari wa maombi ya uhamisho na taratibu za kazi zako zinazohusiana na uhamisho.
- Transfer Requests: Kipengele hiki kinakuwezesha kuomba uhamisho ndani ya taasisi mbalimbali za umma au hata kubadilisha mahali unakofanyia kazi.
- My CV: Sehemu hii inatoa fursa ya kusasisha na kutunza taarifa zako za kitaaluma na uzoefu wako wa kazi ndani ya mfumo.
- Exchange Requests: Kipengele hiki kinawezesha watumishi kubadilishana nafasi za kazi na watumishi wengine ikiwa inahitajika.
- Vacancy Requests: Hapa, unaweza kuomba kujazwa kwa nafasi zilizopo wazi ndani ya taasisi au nyinginezo.
- Attachments: Inakuwezesha kuambatanisha nyaraka muhimu zinazohusiana na maombi yako ya uhamisho au taarifa zako za binafsi.
- Section Supervisor Transfer Approval: Sehemu hii hutoa nafasi kwa wasimamizi kuridhia au kupitisha maombi ya uhamisho ya watumishi.
e-Mkopo
Mfumo wa e-Mkopo katika Watumishi Portal umebuniwa mahsusi ili kuwezesha watumishi wa umma kupata na kusimamia huduma za mikopo kwa ufanisi zaidi. Kupitia mfumo huu, watumishi wanaweza kufuatilia maombi yao ya mikopo, angalia katalogi za bidhaa za mikopo, na kudhibiti ulipaji mikopo yao. Hapa chini ni maelezo ya kina ya vipengele muhimu vya e-Mkopo:
- Dashboard: Hii ni sehemu ya tathmini ya mikopo ambapo unapata maelezo yakinifu kuhusu maombi yako ya mikopo.
- Loans: Hapa unaweza kuomba mikopo au kuchunguza mikopo mbadala inayopatikana kwako kama mtumishi wa umma.
- Loan Product Catalogs: Inatoa orodha ya bidhaa na huduma za mikopo zinazopatikana kwa watumishi wa umma.
- Loan Topup: Kipengele hiki kinakuruhusu kuongeza mikopo yako ya awali iwapo unahitaji fedha za ziada.
- Loan Repayment: Inatoa taarifa za ulipaji wa mikopo yako, ikikusaidia kufuatilia na kupanga ulipaji wako vizuri.
- MY PROFILE: Sehemu hii ikusaidia kusasisha taarifa zako binafsi na kuhakikisha kuwa taarifa zako zote zinahifadhiwa kwa usahihi.
SALARY SLIP
Sehemu ya Salary Slip katika Watumishi Portal ni kipengele muhimu kinachowezesha watumishi wa umma kupata taarifa za mishahara yao katika namna iliyo rahisi, ya haraka, na iliyopangiliwa vizuri. Kupitia kipengele hiki, watumishi wanaweza kudhibiti na kufuatilia taarifa zao za kifedha kwa uwazi na kwa udhibiti mzuri.
Kipengele hiki kinatoa nafasi kwa watumishi wa umma kufikia Salary Slip zao kwa njia ya mtandao, bila ya kutegemea njia za kizamani kama vile hati za karatasi. Mfumo huu unapanua upatikanaji wa Salary Slip, ukiruhusu watumishi kupakua nakala zao pale wanapohitaji, popote walipo.
e-Likizo
Sehemu ya e-Likizo katika Watumishi Portal ni kipengele muhimu kinachowezesha watumishi wa umma kusimamia maombi yao ya likizo kwa njia ya kidijitali na yenye ufanisi zaidi. Mfumo huu unarahisisha mchakato wa kuomba, kufuatilia, na kuridhiwa kwa likizo, na hivyo kuboresha uzoefu wa watumishi na usimamizi wa rasilimali watu serikalini. Hapa chini ni maelezo ya vipengele muhimu vya e-Likizo:
- Dashboard: Inakupa muhtasari wa masuala yote yanayohusiana na likizo.
- Leave Applications: Hapa ni sehemu ambapo unatoa maombi yako ya likizo na kufuatilia hadhi ya maombi yako.
- Applied Leaves: Inatoa orodha na maelezo kuhusu likizo ambazo umewahi kuomba na kupokea.
Kupitia mfumo wa Watumishi Portal, unaweza kusimamia taarifa zako binafsi na kiutumishi kwa urahisi. Sehemu hizi zote muhimu zimetengenezwa ili kukuwezesha kuwa na udhibiti bora wa taarifa zako kama mtumishi wa umma, kuhakikisha uwazi na kuongeza ufanisi katika utendaji wako wa kazi.
3 Jinsi ya Kupata Salary Slip Kupitia Watumishi Portal
Mfumo wa Watumishi Portal unatoa huduma mbalimbali za kidijitali kwa watumishi wa umma nchini Tanzania, na moja kati ya vipengele muhimu vinavyopatikana kupitia mfumo huu ni Salary Slip. Kipengele hiki kiliundwa ili kuwezesha watumishi kupata taarifa za mishahara yao kwa njia rahisi, salama, na haraka. Hapa chini ni maelezo ya kina kuhusu jinsi unavyoweza kufaidika na huduma hii na hatua unazoweza kuchukua kufikia Salary Slip yako:
Kupata Salary Slip Kupitia Watumishi Portal
- Ingia Katika Akaunti Yako: Anza kwa kuingia kwenye akaunti yako ya Watumishi Portal kwa kutumia “Username” yako (ambayo ni Check Number) na neno lako la siri (Password). Hii ni hatua ya kwanza ili kuhakikisha kwamba unapata upatikanaji wa sehemu za kimtandao wa mamlaka ya utumishi.
- Tafuta Kipengele cha Salary Slip: Mara baada ya kuingia, nenda kwenye sehemu ya ‘Salary Slip’. Hiki ni kipengele ambacho utakipata kwenye dashboard yako au katika menyu ya huduma za mtumishi. Muonekano wa mfumo unaweza kutofautiana kidogo, lakini kipengele hiki kwa kawaida kinapatikana kirahisi.
- Teua Kipindi cha Mwezi Unachotaka: Katika baadhi ya matoleo ya portal, utapewa chaguo la kuchagua kipindi cha mwezi au mwaka ambao unataka kuona Salary Slip yako. Hii inakuwezesha kupata taarifa kwa kipindi maalum unachohitaji taarifa zake.
- Pakua na Pitia Salary Slip Yako: Baada ya kuchagua mwezi unaotaka, bofya kitufe cha kupakua (download) ili kupata nakala ya Salary Slip yako. Mara nyingi, hati hii itakuwa katika muundo wa PDF – rahisi kupakua na kuchapisha iwapo utahitaji hardcopy.
- Kagua Taarifa Zako: Ni muhimu kuhakikisha taarifa zote ziko sahihi na kumatch ile unayopokea kwenye mshahara wako. Salary Slip yako inapaswa kuonyesha vitu kama vile mshahara wako wa msingi, makato mbalimbali (kama kodi, Hifadhi ya Jamii, mikopo), na mapato ya jumla/mshahara wa mwisho.
Umuhimu wa Salary Slip kwa Mtumishi
- Kwa Ajili ya Kuomba Mikopo: Salary Slip inaweza kutumika kama uthibitisho wa mapato unapopanga kuomba mkopo kutoka kwa benki au taasisi nyingine za kifedha. Inatoa ushahidi wa mapato yako na uwezo wako wa kurudisha mkopo.
- Mafao na Malipo mengine: Kupitia salary slip, watumishi wanaweza kuhakikisha kuwa mafao yao mbalimbali ya kazi kama posho, bonasi, au malipo ya kazi za ziada yanahesabiwa vizuri.
- Ukaguzi wa Taarifa: Salary Slip ni chombo muhimu kwa kufanya ukaguzi na kuhakikisha kuwa hakuna makosa katika mshahara wako, makato yote ni sahihi, na unaweza kuchukua hatua za kurekebisha kama kuna kasoro yeyote.
- Uwazi wa Kifedha: Inasaidia watumishi kuwa na uwazi na mipango yao ya kifedha kwani wana uwezo wa kuona mshahara wao wa jumla, makato, na kiasi wanachopokea kila mwezi.
Huduma ya Salary Slip inayotolewa kupitia Watumishi Portal imerahisisha sana upatikanaji wa taarifa za kiutumishi na kifedha kwa watumishi wa umma nchini Tanzania. Imepunguza muda unaotumika katika ofisi za utumishi wa umma kutafuta taarifa hizi, hivyo kuongeza ufanisi na kutoa faragha unayohitaji katika kusimamia taarifa zako za kifedha.
Kupitia mfumo wa Watumishi Portal, una uwezo wa kusimamia taarifa zako za kiutumishi kwa urahisi na kasi, na kuongeza ufanisi na uwajibikaji katika kazi zako za kila siku serikalini. Mfumo huu umeundwa mahususi ili kurahisisha na kuboresha uzoefu wako kama mtumishi wa umma, huku ukitoa jukwaa salama na la kuaminika kwa usimamizi wa taarifa zako.
