Cheo: Afisa Utawala (Administrative Officer)
Kitengo: Usimamizi wa Utawala na Msaada wa Kiufundi
Anaripoti kwa: Mkurugenzi wa Rasilimali Watu na Mahusiano na Serikali
Idara: Rasilimali Watu
Muda wa kuanza kazi: 01 Agosti 2025
Muhtasari wa Nafasi ya Kazi
Afisa Utawala anahusika na usimamizi mzuri wa shughuli za ofisi kuu, ikiwa ni pamoja na simu, mapokezi, usambazaji wa barua, na huduma za msaada wa kiutawala kwa ujumla. Nafasi hii inahakikisha mazingira ya kitaalamu na ya ukarimu kwa wageni na kutoa msaada bora wa kiutawala kwa timu za ndani.
Sifa na Uzoefu Unaopendelewa
- – Shahada ya kwanza katika Utawala wa Biashara, Usimamizi wa Ofisi au fani inayohusiana.
- – Uzoefu wa angalau miaka 5 katika kazi sawa ya kiutawala au mapokezi.
- – Uzoefu wa kazi katika mazingira ya kuhudumia wateja ni nyongeza.
Ujuzi wa Kitaalamu
- – Uwezo bora wa mawasiliano kwa kuandika na kuzungumza.
- – Ujuzi mzuri wa mahusiano na huduma kwa wateja.
- – Uwezo wa kufanya kazi nyingi kwa wakati mmoja na kujipanga kwa ufanisi.
- – Umakini wa hali ya juu kwa undani na usahihi.
- – Uwezo wa kutumia Google Workspace (Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides).
- – Uwezo wa kufanya kazi vizuri chini ya shinikizo na katika mazingira ya haraka.
- – Ujuzi bora wa kupanga na kutunza kumbukumbu. – Uwezo wa kushughulikia taarifa za siri kwa umakini.
Sifa Binafsi
- – Mtaalamu, mkarimu na anayeweza kufikiwa kirahisi.
- – Mwangalifu wa muda, anayeaminika na wa kutegemewa.
- – Anatulia chini ya presha na mwenye mtazamo wa kutafuta suluhisho.
- – Anaheshimu na kuthamini tamaduni mbalimbali.
- – Mzalendo na mwenye uwezo wa kujituma na kufanya mambo kabla ya kuelezwa.
Majukumu
Majukumu ya msingi ya Afisa Utawala ni:
- – Kuendesha na kusimamia simu za ofisi na kuelekeza simu vizuri kwa wahusika sahihi.
- – Kupokea na kuwakaribisha wageni, na kuhakikisha wanapata huduma bora na ya kitaalamu mapokezi.
- – Kusimamia barua zinazoingia na kutoka, huduma za usafirishaji wa mizigo na usafirishaji wa vifurushi.
- – Kutoa msaada wa jumla wa kiutawala kama vile kunakili, kuchanganua, kuweka kumbukumbu na kupanga nyaraka.
- – Kusimamia na kufuatilia vifaa vya ofisi kuhakikisha vinapatikana na maombi yanashughulikiwa kwa wakati.
- – Kuhakikisha sehemu ya mapokezi na vyumba vya mikutano vipo safi na vimepangwa vizuri.
- – Kusaidia katika maandalizi ya mikutano ikiwa ni pamoja na kuweka vyumba tayari na kutoa vinywaji.
- – Kusaidia kupanga matukio ya ndani na nje ya taasisi, mafunzo na mikutano ya wafanyakazi.
- – Kuratibu na watoa huduma na wasambazaji inapohitajika.
- – Kusaidia wafanyakazi na mipango ya safari na kuweka nafasi inapohitajika.
- – Kutumia Google Workspace kusaidia shughuli za kila siku (Docs, Sheets, Drive, Calendar, Gmail, nk.).
- – Kufanya majukumu mengine yoyote utakayopangiwa na msimamizi.
Maelezo Maalum ya Ajira
Mtu anayetafuta nafasi hii anatakiwa awe anaishi Tanzania na kutuma maombi rasmi. Waombaji watume barua (kwa Kiingereza) inayoelezea jinsi anavyofaa na anavyopenda kazi hii, pamoja na wasifu wa kisasa (CV). Majina, anuani na taarifa za mawasiliano za marejeo watatu (3) pia zitumwe.
Maombi na maswali yaelekezwe kwa: staffrecruitment@istafrica.com kabla ya Ijumaa tarehe 3 Mei 2025 saa 9:00 alasiri.ExpandGoodBad
